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Revisión de Zoho Books | PCMag

Zoho Corporation no es una empresa dedicada a los servicios financieros como Intuit. En cambio, es un desarrollador de muy buenas aplicaciones integradas de productividad en línea. Uno de esos productos es Zoho Books, que contiene herramientas que satisfacen la mayor parte de las necesidades contables de las pequeñas empresas. La facilidad de uso, la flexibilidad y la profundidad de Zoho Books en las áreas de contabilidad estándar (ventas y compras, seguimiento de tiempo y proyectos, y administración de inventario) igualan y, en ocasiones, superan lo que ofrecen los sitios web de la competencia. También proporciona más recursos de ayuda que la mayoría de los rivales, lo cual es fundamental para las soluciones de contabilidad.

Entre los sitios web de contabilidad para pequeñas empresas, Zoho Books tiene un valor excepcional. De hecho, su infraestructura existente, combinada con la miríada de nuevas características y mejoras que ha agregado desde nuestra última revisión, la colocan en una especie de fase de transición. Aún lo consideramos una buena opción para las pequeñas empresas, pero su atractivo está comenzando a expandirse también. Eventualmente, puede competir con soluciones como NetSuite y Sage Intacct. Sin embargo, en este punto, su integración de nómina muy limitada (solo en California, Nueva York y Texas) hace que no sea un principio para la mayoría de las empresas con muchos empleados. QuickBooks Online, nuestro ganador de Editors 'Choice para contabilidad de pequeñas empresas, se adapta mejor a las pequeñas empresas que necesitan nómina integrada.

¿Cuánto cuesta Zoho Books?

Después de una prueba gratuita de 14 días de Zoho Books, puede suscribirse al Plan Básico por $ 9 por organización por mes, que lo limita a 50 contactos, un usuario más un contador y cinco flujos de trabajo automatizados (más sobre esto más adelante). Las funciones admitidas incluyen facturas, seguimiento de gastos, proyectos, hojas de tiempo y las nuevas herramientas de presupuestación del sitio. El plan Estándar ($ 19 por organización por mes) le brinda límites más altos en todo en Básico y agrega facturas, créditos de proveedores y etiquetas de informes. También ofrece dos características adicionales: aprobaciones de compras multinivel e integración con Twilio, que le permite automatizar los mensajes SMS a los clientes. El nivel Profesional ($ 29 por organización por mes) admite contactos y usuarios ilimitados y 10 flujos de trabajo automatizados por módulo, además de órdenes de compra, órdenes de venta y seguimiento de inventario.

Ese precio se compara favorablemente con el de QuickBooks Online, ganador de nuestro premio Editors 'Choice, que comienza en $ 25 por mes para su plan Simple Start. Su siguiente nivel es Essentials, que agrega facturación, múltiples usuarios y capacidades de seguimiento del tiempo por $ 40 por mes. El plan Plus de $ 70 por mes ofrece seguimiento completo del inventario y del proyecto. El nivel inicial de Sage 50cloud Accounting, Pro Accounting, tiene un costo de $ 503.95 por año.

Mucho mejorado, pero ¿qué pasa con la nómina?

Desde la última vez que lo revisé, Zoho Books ha incorporado decenas de pequeños cambios que mejoran la flexibilidad y la usabilidad, junto con muchos cambios importantes. El sitio ahora ofrece portales de proveedores además de portales de clientes, más funcionalidad en automatización, seguimiento de costos por horas de personal, más granularidad en los roles de usuario (incluido el nuevo rol de Contador) y soporte para compañías de múltiples sucursales (franquicias). También agregó capacidades de presupuestación y pago de facturas a granel. El sitio ahora se integra con la aplicación Uber for Business y admite comparaciones de informes. Ningún otro servicio que revisé este año ha mejorado tanto.

Hay un área en la que Zoho Books no cumple o supera los estándares establecidos por Xero e Intuit QuickBooks Online, pero es fundamental para algunas empresas. Como se mencionó anteriormente, su sistema de nómina está destinado principalmente a empresas constituidas en California, Nueva York y Texas que tienen empleados que viven en esos estados.

No proporcionar nómina no es un éxito, pero Zoho Books ni siquiera se integra con proveedores de nómina de terceros como Gusto. Esta es un grave déficit para una solución contable adecuada para empresas lo suficientemente grandes como para tener empleados. Pero en todas las demás áreas —registros de artículos y contactos, transacciones, administración de inventario y administración de proyectos, personalización, automatización e interfaz de usuario— es el servicio de contabilidad más poderoso y flexible que he revisado.

Configuración generosa, opciones de importación

La configuración de Zoho Books lo guía a través de una serie de pantallas después de crear una cuenta y lo ayuda a configurar algunos ajustes personales. Puede volver a visitar las opciones de configuración más tarde si lo prefiere, aunque es una buena idea proporcionar esta información por adelantado. Empiece por proporcionar información de contacto y de impuestos sobre las ventas pertinente. Algunas funciones, como facturas y gastos, están incluidas en el sitio de forma predeterminada, pero puede elegir qué otros módulos le gustaría activar, como inventario, órdenes de compra y hojas de tiempo.

La siguiente pantalla muestra una guía de configuración que sugiere acciones que debe realizar, junto con videos educativos y enlaces a las páginas correspondientes. Estos incluyen la conexión con pasarelas de pago; configurar roles y permisos de usuario; configurar el flujo de aprobación; y agregar campos personalizados. Esta es una gran pantalla introductoria que le ayuda a construir una base para sus datos y actividades contables.

Sin embargo, todavía hay más por hacer en la sección de Preferencias del sitio. Esta página es una lista enorme con varias sublistas. Ningún otro sitio web de contabilidad para pequeñas empresas desglosa sus funciones para la configuración con este detalle porque ningún otro sitio que revisé es tan flexible o rico en funciones. Tómese el tiempo para verificar la configuración de cada módulo que planea usar y podrá aprovechar al máximo la funcionalidad excepcional de Zoho Books.

Preferencias de Zoho BooksUn sitio web complejo requiere un conjunto detallado de preferencias. Antes de comenzar a trabajar con Zoho Books, debe explorar todas sus opciones.

Parte de la configuración implica la creación de registros para contactos y elementos. Puede hacer esto a medida que avanza, pero la creación de formularios de transacción lleva menos tiempo si lo ha hecho desde el principio. Por supuesto, puede ingresar todo manualmente, pero hay pocos datos que no puede importar a Zoho Books. El sitio le permite descargar archivos de muestra para asegurarse de que su mapeo sea correcto y luego importar contactos, registros de artículos y transacciones de compra / venta en CSV y un puñado de otros formatos globales, dependiendo de lo que esté importando.

Excelente interfaz de usuario, navegación, ayuda

El panel de Zoho Books proporciona más información financiera que el panel de Kashoo, pero no es tan interactivo como el de Xero. Las cuentas por cobrar / pagar actuales y vencidas y el flujo de efectivo aparecen en la parte superior tanto en números como en gráficos. Debajo hay un cuadro personalizable que compara ingresos y gastos, y una contabilidad de sus principales gastos. El estado del proyecto y los saldos de la cuenta, junto con una lista de seguimiento de la cuenta, completan los datos de la pantalla.

La interfaz de usuario de Zoho Books es excepcionalmente limpia, atractiva y fácil de entender. El panel vertical izquierdo muestra enlaces de navegación a las áreas funcionales de Zoho Books: Tablero, Elementos, Banca, Ventas, Compras, Seguimiento del tiempo, Contador, Informes y Documentos. Aquí también hay un enlace a Nómina, que se abre en una pantalla separada. Algunos de estos enlaces lo llevan directamente a una página de trabajo, mientras que otros muestran un submenú de opciones. Una combinación eficaz de botones, listas desplegables, campos para completar en blanco y casillas de verificación hacen que las opciones de navegación y entrada de datos sean bastante claras.

Haga clic en el pequeño icono de engranaje en la esquina superior derecha y se abrirá un menú que muestra enlaces a numerosas pantallas de configuración. Estos incluyen monedas, impuestos, plantillas, recordatorios y automatización (las opciones de automatización se han mejorado desde la última vez que revisé el sitio e incluyen funciones personalizadas). También hay un enlace a una página que enumera todas las integraciones integradas que Zoho Books tiene con otras aplicaciones (además de su propio Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Expenses y otros), como Office 365, Google G Suite (buscar Gmail exclusivo para clientes), Yearli (presentación 1099), Slack y Square. También puede conectarse con Amazon, eBay y Etsy.

También aparece un enlace a los recursos de ayuda en la parte superior derecha de la pantalla. Las numerosas herramientas de orientación de Zoho Books (como preguntas frecuentes, documentación y foros) son al menos comparables con las que ofrece Xero, que tiene algunas de las mejores opciones de soporte que he visto. También puede ponerse en contacto con expertos por chat, teléfono y correo electrónico. Pero Zoho Books no cuenta con la red de expertos a su disposición que QuickBooks y Xero han construido a lo largo de los años. Dicho esto, su grupo es respetable para un producto que salió solo en 2011.

Registros de clientes de Zoho BooksLos registros de clientes de Zoho Books son más detallados que los de la competencia.

Impresionantes récords

Los registros de clientes y proveedores son excepcionalmente detallados. Ingresa su información de contacto principal en la parte superior de cada registro, luego baja a una ventana con pestañas debajo que le permite alternar entre detalles de impuestos y pagos, dirección, personas de contacto, campos personalizados, etiquetas de informes y comentarios. Ninguna otra herramienta de contabilidad para pequeñas empresas que he visto le permite crear hasta 46 campos personalizados para registros y ninguno de ellos admite perfiles de contactos tan completos.

Una vez que cree algunos registros de contactos, puede ver cada uno en una ventana que, una vez más, es mejor que los rivales de Zoho Books. Los registros muestran información de contacto clave en la pantalla predeterminada, así como números y gráficos para cuentas por cobrar / pagar e ingresos / gastos, algo así como un mini tablero para cada cliente. También hay una línea de tiempo, similar a una pista de auditoría, para el contacto actual y un cuadro con detalles adicionales como la moneda y el idioma del portal (Zoho Books le permite comunicarse con los contactos en su idioma preferido). Las pestañas aquí abren otros tipos de contenido relacionado, como Ventas (por formulario), Correos (puede conectar su cuenta de Gmail, Outlook o Zoho Mail) y Estados de cuenta.

Las capacidades de gestión de inventario también son comparables a las de la competencia y mejores que algunas. Los registros de artículos contienen campos estándar (descripción de ventas y compras, tarifas / precios de venta y cuentas), pero también puede crear y usar unidades de medida. Si indica que desea realizar un seguimiento del inventario, puede completar los campos para el stock inicial, la tasa de stock inicial por unidad, el punto de reorden y el proveedor preferido. Luego, las facturas muestran el número disponible cuando ingresa un artículo. También puede configurar fácilmente listas de precios y ajustar los niveles de inventario. QuickBooks Online ofrece una flexibilidad de inventario similar y va un paso más allá, permitiendo la agrupación de artículos (ensamblajes). Debe suscribirse al complemento de inventario de Zoho Books para obtener esta función.

Facturas de Zoho BooksLos formularios de transacciones de Zoho Books contienen enlaces a herramientas y datos relacionados.

Formularios de transacción y más

Zoho Books ofrece más tipos de transacciones y formularios más flexibles que cualquier otro producto que revisé. Más allá de los formularios de ventas estándar que admiten los competidores, incluye facturas de anticipo, notas de entrega y albaranes. Las facturas contienen campos para gastos de envío y ajustes, además de descuentos e impuestos sobre las ventas. Las transacciones de compra (gastos, facturas, órdenes de compra, etc.) son igualmente detalladas y flexibles. Al igual que los registros, los formularios de transacciones pueden contener hasta 46 campos personalizados, lo cual es exclusivo de Zoho Books.

Nadie más en este nivel de solución ofrece flujos de trabajo automatizados como Zoho ...

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