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Revisión de proyectos de Microsoft | PCMag

Elegir utilizar Microsoft Project como la aplicación de gestión de proyectos dedicada de su equipo solo tiene sentido cuando se alinean varias estrellas. Primero, realmente debe tener un gerente de proyecto certificado a bordo para manejar el software. En segundo lugar, el tiempo debe estar de su lado y su gerente de proyecto certificado no puede apresurarse para aprender a usar la herramienta. En tercer lugar, su equipo ya debería ser una casa de Microsoft, o debería estar dispuesto a convertirse en uno. En cuarto lugar, la cantidad de proyectos que gestiona su equipo y su nivel de complejidad deberían ser bastante altos. Si su organización cumple con estos criterios, Microsoft Project puede resultar una herramienta invaluable. Si no es así, es mejor que te sirva otra opción, y hay muchas.

Si ha leído hasta aquí y se ha dado cuenta de que Microsoft Project no es adecuado para su equipo, le recomiendo otras tres opciones. Para las pequeñas empresas, Zoho Projects y Teamwork Projects son las opciones de los editores de PCMag. Ambos tienen un precio razonable y son muy fáciles de aprender a usar, incluso si aún no eres un maestro en gestión de proyectos. La otra herramienta que gana la Elección de los Editores es LiquidPlanner, una herramienta de alta gama que es ideal para equipos más grandes que administran no solo proyectos, sino también personas y otros recursos.

Algunas advertencias

Microsoft Project requiere mucho tiempo para aprender a usarlo y aún más para dominarlo. Escribo esta reseña desde el punto de vista de alguien que no la domina (ni siquiera cerca) pero que ha experimentado con ella durante algunas semanas y ha hecho preguntas a los representantes de Microsoft para obtener más información. Mi punto de vista incluye las pruebas de comparación con docenas de otras aplicaciones de gestión de proyectos, desde las ligeras diseñadas para pequeñas empresas hasta las opciones de nivel empresarial.

Debido a que Microsoft Project es una especie de oso, recomendaría complementar mi artículo con Opiniones de los usuarios por personas que han trabajado extensamente con la herramienta y pueden proporcionar diferentes conocimientos sobre cómo se mantiene a largo plazo.

Precios y planes

Hay dos formas de comprar Microsoft Project. Puede agregarlo a una suscripción de Office 365 o puede comprar una versión independiente para la implementación local. Las opciones se vuelven confusas, así que déjame repasarlas pieza por pieza.

Muestra de Microsoft Project

Complemento de Office. Cuando agrega Microsoft Project a una suscripción de Office, obtiene la versión basada en la nube de la aplicación. Hay tres niveles de precios para este tipo de compra: Project Online Professional, Premium y Essentials.

Project Online Professional cuesta $ 30 por persona al mes. Con este nivel de servicio, cada persona puede usar la aplicación de escritorio de Microsoft Project en hasta cinco computadoras solo para la gestión de proyectos, no para la gestión de carteras. Aunque es una aplicación de escritorio, todavía se ejecuta en la nube (es decir, requiere una conexión a Internet para su uso). También se incluye el acceso a través de navegadores web.

Project Online Premium cuesta $ 55 por persona por mes. Ofrece todo en la cuenta profesional, además de herramientas de gestión de cartera. Viene con funciones avanzadas de análisis y administración de recursos que no obtiene en la cuenta Profesional.

El tercer nivel, Essentials, no es tanto un nivel de servicio como un tipo de rol que puede elegir para los miembros del equipo que tienen responsabilidades bastante limitadas en la aplicación. Cuesta $ 7 por persona al mes. Primero debe tener una membresía Professional o Premium para utilizar la opción Essential. Los usuarios esenciales solo pueden acceder a Microsoft Project a través de un navegador web o un dispositivo móvil. Solo pueden actualizar el estado de las tareas, trabajar con hojas de horas, compartir documentos y comunicarse con colegas. No obtienen aplicaciones de escritorio u otras funciones.

Implementación local independiente. Si no desea utilizar la versión alojada en la nube de Microsoft Project, puede alojarla localmente y hay tres opciones sobre cómo hacerlo.

Uno es Project Standard, que cuesta $ 589,99 cobrados como una tarifa fija única. Con esta versión, obtiene una pieza de software instalada localmente en una computadora, y solo una persona puede usarla. Es un software de la vieja escuela en el sentido de que no tiene funciones de colaboración. Obtiene herramientas de gestión de proyectos, pero nada para la gestión de recursos.

La siguiente opción es Project Professional por $ 1,159.99. Cada licencia es válida para una sola computadora. Tiene todo en Project Standard, además de la capacidad de colaborar a través de Skype for Business, herramientas de administración de recursos, hojas de tiempo y la opción de sincronizar con Project Online y Project Server.

Project Server, la última opción, es una versión de Microsoft Project que las empresas pueden obtener con SharePoint 2016. Podría entrar en detalles sobre cómo obtener SharePoint 2016 y los tres niveles de servicio empresarial para Office, pero asumiré que si esta opción es de tu interés, ya tienes una persona de soporte en Microsoft puedes pedir más información.

Recursos de la aplicación web de Microsoft Project

Precios de comparación

Si usamos el precio de $ 30 o $ 55 por persona por mes para Project Online Professional como nuestra base de comparación, que son los niveles de servicio que imagino que están en su timonera si está leyendo este artículo, entonces los precios de Microsoft están en el extremo superior. para pequeñas y medianas empresas.

TeamGantt es un buen lugar para comenzar a comparar. Ofrece servicios que van desde una cuenta gratuita hasta una membresía avanzada que cuesta $ 14.95 por persona por mes. Es una herramienta basada en la web que incluye colaboración y es mucho más fácil de aprender a usar que Project.

Un plan comparable con Zoho Projects cuesta una tarifa fija de $ 50 por mes, independientemente de cuántas personas lo utilicen. Teamwork Projects ofrece una tarifa plana mensual similar ($ 69 por mes para tantos miembros del equipo como necesite), al igual que Proofhub ($ 150 por mes).

Si recurrimos a herramientas más avanzadas, LiquidPlanner comienza en $ 599.40 por año para una cuenta de pequeña empresa de hasta cinco personas. Ese precio se basa en una tarifa de $ 9,99 por persona por mes, pero este plan en particular solo se vende en un paquete de cinco asientos. El plan más popular de LiquidPlanner, Professional, es mejor para empresas medianas y grandes. Resulta ser de $ 45 por persona por mes, con un mínimo de diez personas. Al igual que Microsoft Project, LiquidPlanner requiere tiempo para dominarlo en parte porque ofrece muchas herramientas tanto para la gestión de proyectos como para la gestión de recursos.

Otras plataformas de gestión de proyectos que son adecuadas para organizaciones más grandes incluyen Clarizen (desde $ 45 por persona por mes), Celoxis ($ 25 por persona por mes; mínimo de cinco personas) y Workfront (alrededor de $ 30, dependiendo de la configuración).

Detalle de Microsoft Project

Empezando

No puedo enfatizar lo suficiente el hecho de que Microsoft Project está destinado a ser utilizado por gerentes de proyectos con experiencia o, más precisamente, capacitados. No está diseñado para aprender sobre la marcha. No viene con tutoriales claros para comenzar. Asume familiaridad tanto con los grandes conceptos como con los detalles finos de la gestión de proyectos. Si está pensando que podría usar este software pero usted (o la persona principal que usará la aplicación) no sabe qué es un informe de quema, le recomiendo seriamente que considere una herramienta diferente.

La aplicación en sí se parece mucho a Excel. Tiene la misma interfaz de cinta con pestañas familiar que se ve en otras aplicaciones de Microsoft Office. La parte de la hoja de cálculo de la aplicación contiene todos los datos relacionados con tareas o recursos. A la derecha de las celdas hay un diagrama de Gantt que refleja el programa a medida que lo construye.

Microsoft Project admite todas las cosas típicas que le gustaría hacer en una aplicación de gestión de proyectos. Para cada tarea, puede ingresar muchos detalles, como una descripción, notas, fecha de inicio, duración de la tarea, etc. Se admiten eventos recurrentes, al igual que dependencias, campos personalizados y líneas de base para realizar un seguimiento del progreso real frente al progreso planificado.

Las barras del diagrama de Gantt son interactivas, por lo que a medida que las ajusta, la información de las celdas también se actualiza. Cuando una tarea está en curso, puede indicar el porcentaje de finalización deslizando una línea más pequeña dentro de su barra de llave asociada hacia la derecha.

Además de tener una vista de diagrama de Gantt, Microsoft Project también ofrece vistas de calendario y diagrama. La vista de calendario se explica por sí misma, mientras que la vista de diagrama es similar a la vista de Gantt, solo que contiene detalles adicionales sobre la tarea. Si sigue mejor una línea de tiempo cuando hay algo de narrativa detrás, la vista de diagrama podría ser útil.

Como se mencionó, la primera vez que usa la aplicación, no hay mucho entrenamiento sobre cómo comenzar. Algunas aplicaciones ofrecen tutoriales interactivos en pantalla. Otros lo inician en un proyecto de muestra. Otros más le indican desde el principio un canal de videos de ayuda para comenzar. Microsoft Project no tiene nada de eso. De hecho, lo poco que proporciona Project puede simplemente aumentar su confusión, como esta pequeña pepita de información que vi el primer día:

"Para ser claros, Project Online NO es una versión web de Project Professional. Project Online es un servicio completamente independiente que ofrece herramientas completas de gestión de proyectos y cartera en la web. Incluye Project Web App y puede, según su suscripción , también incluyen Project Online Desktop Client, que es una versión de suscripción de Project Professional ".

Incluso después de haber analizado en detalle todas las opciones de precios y planes, esas palabras todavía me hacen girar la cabeza.

Diseñador de informes de Microsoft Project (2017)

Características y detalles

Microsoft Project es poderoso cuando se trata de los aspectos más detallados de la administración de proyectos, como la administración de recursos, informes y hojas de tiempo. Poderoso no significa fácil o simple, por supuesto.

En Microsoft Project, con los niveles de servicio que incluyen la administración de recursos, puede administrar el trabajo (que incluye tanto personas genéricas como personas específicas, así como otros recursos relacionados con el "trabajo"), materiales y costos. Puedes hacer mucho con estos elementos si tienes el tiempo y las ganas.

Por ejemplo, puede agregar detalles a los recursos de materiales, como una unidad de medida, y si desea ser realmente detallado, puede ingresar los costos de los materiales. ¿Qué pasa si los costos de un material cambian con el tiempo? En Microsoft Project, un panel de detalles adicional le permite realizar un seguimiento y dar cuenta de los cambios en el costo a lo largo del tiempo.

Con los recursos laborales, mencioné que puedes rastrear personas específicas o personas generalizadas. Dependiendo del trabajo que esté rastreando, es posible que deba asignar recursos humanos generales, como un "programador de interfaz de usuario" o un "evaluador de control de calidad", en lugar de una persona específica. Todo depende de lo que esté administrando y cómo.

Los informes son altamente personalizables, aunque, al igual que el resto de la aplicación, se necesita tiempo para aprender a usarlos. Sin embargo, algunas de las características más rudimentarias son ordenadas y sorprendentemente fáciles de usar. Puede generar un informe navegando a la sección del informe y seleccionando qué datos desea que aparezcan en los diferentes módulos de la página. Usando un cuadro de selección de campo a la derecha, puede hacer que el elemento más alto sea el proyecto, y debajo de él puede agregar una tabla que muestre qué parte de cada fase del proyecto ya está completa, y así sucesivamente.

Todos los elementos que agrega al informe están estilizados y no se ajustan automáticamente para adaptarse entre sí. Por ejemplo, si el texto de un elemento es largo, puede chocar contra otro. Otros elementos visuales menores a menudo también necesitan refinamiento. Puedes acabar perdiendo mucho tiempo ...

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