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Revisión de la nómina de servicio completo de Patriot Software

Cualquier pequeña empresa que utilice un servicio de nómina en línea para administrar los pagos de los empleados por sí sola tiende a necesitar mucho apoyo, especialmente durante el proceso de configuración. Patriot Software Full Service Payroll se destaca por brindar ayuda a sus clientes de principio a fin. No solo maneja las tareas básicas necesarias para crear registros de empleados, sino que también define las deducciones y contribuciones, procesa las ejecuciones de nómina y envía automáticamente los impuestos sobre la nómina. Las nuevas características incluyen una experiencia de usuario mejorada y una mejor flexibilidad de nómina. Un sitio web de contabilidad integrado hace que el paquete sea una buena opción para los nuevos usuarios con necesidades modestas, pero es capaz de ejecutar la nómina de docenas de empleados y contratistas. Sin embargo, todavía carece de la profundidad, la personalización y la facilidad de uso que se encuentran en los ganadores de nuestros Editors 'Choice, Gusto y OnPay.

Precios y contabilidad

El precio de la nómina de servicio completo de Patriot Software se ha mantenido estable en $ 30 por mes más $ 4 por empleado por mes. Hay una versión básica menos costosa que cuesta $ 10 por mes más $ 4 por empleado por mes, pero debe presentar sus propios impuestos sobre la nómina si sigue esta ruta. Patriot Software también cobra por un complemento de recursos humanos (a partir de $ 4 por mes más $ 1 por empleado por mes), que algunos competidores ofrecen gratis. El tiempo y la asistencia es de $ 5 por mes más $ 1 por empleado por mes.

Si desea agregar una funcionalidad básica de contabilidad, puede inscribirse en una de las soluciones de contabilidad integradas de Patriot Software. Básico ($ 15 por mes) incluye pagos de contratistas y proveedores con creación, impresión e informes 1099/1096 (la presentación electrónica es opcional). Puede rastrear ingresos y gastos, aceptar pagos con tarjeta de crédito y crear y rastrear facturas ilimitadas. Premium ($ 22.50 por mes) agrega varias características, como estimaciones, facturas recurrentes y recordatorios de pago de facturas. Accounting Basic es realmente un buen negocio si va a utilizar todas sus funciones; Premium no agrega mucha funcionalidad significativa. Ningún otro producto de la categoría, aparte de QuickBooks Payroll, ofrece este tipo de integración integrada de contabilidad y nómina.

Buenas opciones de soporte

El soporte excepcional de Patriot Software es evidente desde el principio. Al igual que sus competidores, la empresa pone a disposición sus expertos en nómina para completar la onerosa tarea de configuración por usted. Es posible hacer esto por su cuenta, pero le recomiendo que deje que la compañía lo ayude si nunca ha hecho una nómina. La configuración es el elemento más complejo de la contabilidad de las pequeñas empresas y requiere absoluta precisión y puntualidad. No solo debe obtener la compensación de los empleados exactamente correcta, sino que también debe realizar pagos a los proveedores de beneficios y las agencias tributarias. Si sus empleados tienen múltiples deducciones, eso requiere mucha coordinación. Puede apoyarse en el soporte gratuito por teléfono, correo electrónico y chat de Patriot Software, pero en algún momento, la ayuda en vivo más completa puede estar en orden, y el personal de la compañía está listo y capacitado.

Resumen de nómina de Patriot

Asistencia de configuración

Patriot Software agregó un asistente de configuración dedicado el año pasado, algo de lo que anteriormente carecía. En lugar de tener que recorrer el menú Configuración, el sitio lo guía a través de una serie de pantallas que describen lo que se necesita para comenzar a ejecutar las nóminas. A lo largo de este asistente, verá enlaces a recursos útiles, como cómo obtener un número de desempleo estatal (SUTA). A diferencia de otros tipos de aplicaciones financieras, con la nómina, todos los elementos de la configuración deben completarse antes de que pueda comenzar a emitir cheques de pago.

Algunos sitios se están alejando de este completo proceso de configuración paso a paso, truncando el asistente y dejando a los usuarios en el sitio en sí, donde deben finalizar la configuración pasando por el menú Configuración. Me gusta más el enfoque de Patriot Software. Cuando haya completado el asistente, sabrá que está listo para comenzar a procesar la nómina a menos que haya omitido pasos, lo cual está permitido en algunos casos.

La configuración implica definir todas las formas en que se puede compensar a los empleados y todas las deducciones que deben hacerse. Patriot Software es muy flexible en este sentido tanto por las horas que los empleados pueden trabajar (días festivos, regular, tiempo doble, etc.) como por los tipos de pago que pueden recibir (incluyendo bonificaciones, comisiones y reembolso de gastos). El sitio se refiere a estos como tipos de horas y tipos de dinero, y puede agregar los suyos propios. Estos aparecen como opciones cuando comienza a procesar cheques de pago en el servicio de Patriot. El sitio hace algo aquí que no he visto en ningún otro lugar: puede designar Tipos de hora y Tipos de dinero como de uso frecuente para asegurarse de que aparezcan de forma predeterminada en la pantalla de nómina.

Configuración de tipo de hora patriota

Si ofrece beneficios a sus empleados, como seguro médico o planes de jubilación, puede configurarlos para que se asignen a los empleados cuando cree sus registros. Hay dos lugares donde puede definirlos: dentro de un registro de empleado real o haciendo clic en un enlace en el menú Configuración. Me gusta esta flexibilidad y no todos los productos la ofrecen. Nómina Square y Nómina QuickBooks solo hacen que esto esté disponible dentro de los registros de los empleados.

La información sobre las deducciones a nivel de la empresa y las contribuciones pagadas por la empresa se ingresa de la misma manera, aunque sus campos de datos son ligeramente diferentes. Para crear una deducción para su 401 (k), por ejemplo, haga clic en Sí cuando se le pregunte si necesita agregar las deducciones de los empleados y luego seleccione el tipo de una lista desplegable. Puede ingresar una descripción que se mostrará en los informes y cheques de pago y luego proporcionar el monto en dólares predeterminado que se restará de los cheques de pago, ya sea como un porcentaje o como un monto fijo en dólares. También puede ingresar los límites requeridos y especificar el cuadro W-2 correcto, si es necesario.

Más ajustes

También debe ingresar la configuración de impuestos de su empresa y las tasas de desempleo estatales. Patriot Software ha creado una página excelente con enlaces a información específica del estado que puede consultar si no tiene esos números. También le informa cómo solicitar un Número de identificación de empleador (EIN) federal y cómo cumplir con los requisitos de registro estatales. Proporciona enlaces a formularios que los nuevos empleados deben completar y que debe presentar. Debe proporcionar la información de la cuenta bancaria para los retiros de nómina, completar un formulario de autorización e ingresar la configuración de impresión de cheques de pago o depósito directo.

Si desea que sus empleados puedan iniciar sesión en portales protegidos con contraseña donde puedan ver los talones de pago y otra información personal de la nómina, puede crear nombres de usuario y contraseñas temporales para cada miembro del personal y enviar invitaciones. Los portales de empleados del sitio son excelentes, algunos de los mejores que hemos visto. Cuando inicia sesión por primera vez, verá enlaces a las tareas más comunes (Ver cheques de pago, Imprimir recibos de pago, etc.). El panel vertical izquierdo contiene enlaces de navegación a otros datos y herramientas, como impuestos federales (retención), documentos del empleador, historial de nómina e informe de resumen de tiempo. Los empleados pueden ingresar y salir (manualmente o según la hora real) en sus portales si desean utilizar esta función; Las tarjetas de tiempo se pueden enviar a la nómina.

Historial de cheques patriotas

Es por eso que Patriot Software y competidores como SurePayroll ofrecen ayudar a los nuevos usuarios a través del proceso de configuración y la entrada de datos necesarios para proporcionar el historial de nómina. Es muy complicado. Siempre puede volver a las páginas de Configuración una vez que haya completado el asistente para realizar cambios si es necesario.

Informacion personal

Una vez que la configuración de la nómina de su empresa esté completa, puede crear un registro para cada empleado. Este es un proceso simple pero que requiere mucho tiempo. Completa los campos en blanco para la información que aún no se ha introducido (nombre, dirección, SSN, fecha de contratación, etc.) y selecciona de las listas de las opciones que acaba de crear (como el tipo de pago y la frecuencia). También puede proporcionar información W-4 aquí. Cuando haya proporcionado todos los datos solicitados, puede acceder a los registros individuales desde una pantalla haciendo clic en las pestañas que abren diferentes secciones del registro, como Información de pago, Deducciones y contribuciones e Impuestos. Ésta es una forma eficaz de hacer que todos estos detalles estén disponibles. Patriot sobresale aquí, aunque el sitio podría hacer un mejor uso del espacio de la pantalla para minimizar el desplazamiento.

Hay más para configurar, incluido su historial de nómina (si tiene alguno). Es probable que necesite la ayuda de Patriot Software con esta tarea. El sitio hace un trabajo excepcional al informarle lo que se necesita y proporcionar los recursos que necesita. De hecho, este es el mejor y más completo asistente de configuración de todos los sitios que revisé.

Encontrar tu camino

Patriot Software también ofrece una aplicación de contabilidad que está estrechamente integrada con Payroll. De hecho, comparten la misma interfaz de usuario. Cuando inicie sesión por primera vez, verá una barra de herramientas en el panel vertical izquierdo. Esta es la herramienta de navegación principal; tiene pestañas etiquetadas Panel de control, Contabilidad, Nómina, Informes y Configuración.

El panel global del sitio es diferente al de la competencia. Solo contiene mensajes de Patriot Software e íconos que representan enlaces que lo llevan a siete de las actividades más comunes en las aplicaciones de nómina (Ejecutar nómina, por ejemplo) y contabilidad (Crear factura). No hay elementos pendientes como los de Gusto, ni información sobre la actividad actual y pasada de la nómina como la que ofrece OnPay.

Patriot ejecutar nueva nómina

Si no está utilizando el módulo de contabilidad, puede simplemente hacer clic en la pestaña Nómina para abrir el menú Nómina en el panel vertical izquierdo y luego hacer clic en Descripción general para acceder al panel de la aplicación de nómina. Puede realizar la mayor parte del trabajo posterior a la instalación desde esta pantalla. Muestra enlaces a tareas comunes de nómina en la parte superior, como Ver empleados y Pagar contratistas. Debajo de ellos hay una tabla de tres pestañas donde puede alternar entre los totales de la nómina, las recaudaciones de impuestos y los depósitos de impuestos más recientes. Los enlaces a artículos de ayuda populares aparecen en el panel vertical derecho. Puede acceder a Informes y configuraciones a través de enlaces en el panel vertical izquierdo debajo del menú completo de tareas de nómina.

Detalles de la nómina de Patriot

La experiencia del usuario

El asistente de configuración de Patriot Software es tan completo que no necesitará visitar el menú Configuración para completar esos primeros pasos como lo hace con la mayoría de los sitios web de nómina. Pero vale la pena visitar la página de Configuración para familiarizarse con ella, ya que aquí es donde realiza modificaciones y adiciones.

Patriot Software ha mejorado su experiencia de usuario desde la última vez que lo revisé. Se han mejorado tanto el diseño de su interfaz como los sistemas de navegación. La usabilidad es muy buena, aunque algunas pantallas, como la de los registros de los empleados, podrían hacer un mejor uso del espacio de la pantalla para minimizar el desplazamiento. Una vez que hace clic en un enlace, las pantallas de trabajo en sí son intuitivas. Utilizan convenciones estándar de entrada de datos en línea. Complete los espacios en blanco, haga clic en los enlaces o seleccione de las listas desplegables. A veces, las flechas direccionales marcadas como Siguiente paso ayudan a guiarlo; por ejemplo, estos aparecen en la pantalla Ejecutar nómina. Cada servicio que revisamos ofrece guías de navegación similares para moverlo a través de procesos de varios pasos, y todos mejoran constantemente sus imágenes. Gusto, sin embargo, es el más interesante gráficamente y estéticamente agradable.

Hora del día de pago

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