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Los mejores proveedores de VoIP para empresas para 2021

Con la pandemia que traslada a los trabajadores de las oficinas centrales a hogares y apartamentos ampliamente distribuidos, extender las comunicaciones telefónicas corporativas a tantas ubicaciones nuevas puede ser un verdadero desafío para los departamentos de TI más pequeños. Afortunadamente, ahí es donde pueden brillar los proveedores de voz sobre IP (VoIP) servidos en la nube. Con VoIP en la nube (a veces llamado sistema PBX en la nube), puede mover extensiones directas a nuevas ubicaciones geográficas simplemente haciendo clic con el mouse. Los dispositivos también pueden cambiar con una facilidad similar, ya sea con una descarga de software o simplemente reconfigurando el desvío de llamadas. Dado que muchos de estos sistemas también agregan una amplia variedad de funciones de colaboración en equipo, la VoIP en la nube es probablemente la mejor inversión en COVID-19 que puede hacer una empresa.

Aún así, la pandemia no durará para siempre, por lo que también es importante tener en cuenta los criterios básicos de VoIP. Eso significa proporcionar comunicaciones de voz para los empleados en sus escritorios una vez que esos trabajadores comiencen a regresar a la oficina. Es posible que los sistemas VoIP también necesiten respaldar un centro de llamadas para ventas, servicio al cliente y soporte; ya menudo necesitan conectarse con y a través de una serie de otros canales de comunicación, como máquinas de fax, videoconferencias, conferencias telefónicas, comunicaciones móviles, teléfonos inalámbricos y mensajes de texto. Además de eso, a menudo se espera que proporcionen una funcionalidad más avanzada a través del software, como la colaboración en reuniones compartidas, la transcripción de correo de voz a correo electrónico y la grabación de llamadas. Y no lo olvidemos, muchas empresas todavía necesitan un servicio que se conecte a la red telefónica pública conmutada (PSTN).

Debido a que trabajan en una multitud de canales, muchos de los sistemas telefónicos actuales están adoptando el nombre de Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Por lo general, se trata de PBX virtuales (intercambios de sucursales privadas) basados ​​en la nube que incluyen al menos uno, generalmente varios, clientes de software para mejorar su funcionalidad en la web, el escritorio y una variedad de dispositivos móviles. Los sistemas UCaaS tienen una amplia variedad de conjuntos de características basadas en la probada y verdadera VoIP. Incluso los sistemas de VoIP residenciales vienen con características que son simplemente imposibles con un sistema telefónico convencional.

Un atractivo clave de VoIP es que les da a estos sistemas la flexibilidad de trabajar en una amplia variedad de entornos que van desde teléfonos de escritorio analógicos hasta softphones que se montan en un teléfono celular. Estos sistemas a menudo también pueden integrar todo o parte de sus clientes de softphone en otras aplicaciones de back-office, como su gestión de relaciones con el cliente (CRM) o plataformas de mesa de ayuda. Simplemente imagine la interfaz estándar de una aplicación de este tipo que de repente tiene un teclado de marcación y algunos botones de función como una pantalla emergente y tendrá una idea muy básica de cómo funciona algo de esto. Además, estos sistemas basados ​​en la nube pueden tener una variedad de números de teléfono en ubicaciones globales, de modo que sus clientes puedan tener acceso gratuito a su teléfono con un costo mínimo o sin cargo.

Inicio de su proceso de selección

Antes de que pueda comenzar a considerar un sistema telefónico, debe averiguar para qué se utilizará y qué parte de su negocio estará involucrada. Debe mirar su sistema telefónico existente y decidir si simplemente se quedará con todo y agregará algunas funciones de VoIP, retendrá solo una parte o reemplazará todo. Con frecuencia, un reemplazo total no está en las tarjetas, aunque solo sea porque algunas partes de su sistema telefónico existente no se pueden cambiar fácilmente a softphones o incluso a teléfonos VoIP de escritorio. Por ejemplo, si tiene un entorno de fabricación pesado con actividades al aire libre, como un patio de fabricación de acero o incluso una empresa de jardinería, sus viejos teléfonos para exteriores pueden ser exactamente lo que necesita. También debe decidir qué funciones del sistema telefónico existente se requieren y qué funciones de un sistema telefónico futuro cree que es necesario llevar a cabo en el futuro.

Cuando esté considerando un nuevo sistema telefónico VoIP para su negocio, es importante incluir a las partes interesadas de todas las partes clave de su negocio en el proceso de planificación y toma de decisiones. Sí, esto incluye especialmente al personal de TI y al personal de seguridad de datos, ya que sus comunicaciones de voz ahora serán datos. Pero también debe incluir a las personas que utilizarán el sistema para realizar el trabajo, especialmente el trabajo que genera ingresos y atrae a los clientes. Estas personas tienen conocimientos invaluables sobre lo que realmente se necesita frente a lo que es simplemente genial y nuevo. Además, necesitará sus aportes para seleccionar un sistema telefónico que realmente hará avanzar su negocio y se adaptará a su entorno de TI.

Una parte crítica de la discusión con su personal de TI será si su red de datos existente puede manejar la carga adicional que le impondrá el nuevo sistema telefónico. Necesitará una red que pueda manejar capacidades de administración de red más avanzadas, incluidas herramientas para combatir la fluctuación y la latencia, así como para proporcionar calidad de servicio (QoS) y diferentes tipos de segmentación de red, especialmente LAN virtuales (VLAN). Solo herramientas como estas pueden ayudar a liberar su red de demasiada congestión, lo que puede hacer que la calidad de su llamada disminuya o incluso bloquee por completo el sistema VoIP.

En el aspecto físico, también deberá planificar la instalación de conexiones Ethernet a los nuevos teléfonos de escritorio que colocará en los escritorios de los usuarios, o incluso agregar capacidad a su red Wi-Fi en caso de que decida utilizar las llamadas inalámbricas. Para muchas organizaciones, una red separada a menudo termina siendo la solución preferida. Si eso es lo que sucede en su caso, necesitará una puerta de enlace VoIP separada. También necesitará seguridad que comprenda los protocolos de voz y también necesitará conmutadores y enrutadores que comprendan VoIP. Para cuando haya cubierto todas esas bases, una red separada suele ser la solución más efectiva en lugar de intentar no solo instalar, sino también integrar tantos equipos nuevos en una LAN existente.

Su personal de TI comprenderá los conceptos básicos de lo que debe hacerse antes de que se pueda seleccionar e instalar un sistema VoIP. Eso incluirá pruebas de capacidad en sus tuberías actuales y una auditoría exhaustiva de las capacidades de administración de red de su organización para asegurarse de que puedan respaldar y asegurar el nuevo flujo de datos de VoIP. Pero para los usuarios de nivel empresarial, la selección de un sistema telefónico que les ayude a mantener en marcha sus diversos procesos, especialmente los orientados al cliente, comienza con la comprensión de lo que realmente es VoIP.

Infografía de VoIPCrédito de la imagen: Green.ch

¿Qué es VoIP?

VoIP es un método para digitalizar señales de voz y luego enviar la información de voz digital a través de una red IP. Para lograr esto, la información de voz analógica se codifica mediante un software llamado códec. Cuando llega el momento de volver a cambiar la señal digital a analógica para que sea comprensible, otro códec hace el trabajo.

Para que un sistema de VoIP funcione, necesita un medio para enrutar las llamadas entre usuarios o al mundo exterior. En un sistema basado en la nube, una centralita virtual hace ese trabajo. Lo que eso significa para usted es que el proveedor está ejecutando una gran operación de PBX en un centro de datos en algún lugar y cortando un poco para dedicarlo a su organización a cambio de su dinero. Básicamente, está compartiendo una PBX grande con los otros clientes de ese proveedor, pero debido a que estas empresas utilizan la segmentación de múltiples inquilinos, su PBX parecerá dedicada a usted. Este motor se encargará de enrutar las llamadas en su red VoIP.

Sin embargo, para muchas empresas existe la necesidad de enrutar las llamadas a la PSTN y otros teléfonos analógicos que también pueden permanecer en uso. Esto puede significar una puerta de enlace PSTN, o incluso un PBX híbrido, donde hay al menos un pequeño conmutador telefónico ubicado en el sitio. Tenga en cuenta que en estos días, un PBX se ve exactamente como los otros servidores en su centro de datos, excepto con un medio adjunto para manejar teléfonos locales y analógicos. Sin embargo, muchas pequeñas empresas están evitando los PBX locales en parte debido al ahorro de costos y en parte porque las capacidades que ofrecen los sistemas totalmente en la nube son lo suficientemente avanzadas para sus necesidades. Algunas PBX en la nube virtual pueden manejar la conectividad PSTN sin requisitos de hardware en el sitio.

Si todo eso comienza a parecer más complejo de lo que vale, recuerde que convertir su PBX en una solución de software significa una oportunidad significativa de flexibilidad e integración que simplemente no puede obtener de otra manera. Después de todo, los programadores ahora pueden tratar su teléfono como una aplicación. A dónde nos ha llevado eso es al paradigma de UCaaS que cambia rápidamente (más sobre eso a continuación). Aquí, los proveedores de VoIP tradicionales, como los que revisamos como parte de este resumen, brindan capacidades de software adicionales que se implementan y administran desde una única consola unificada.

Si bien las características exactas que se ofrecen en cualquier solución UCaaS en particular pueden cambiar radicalmente de un proveedor a otro, la mayoría incluye opciones para videoconferencias, reuniones compartidas y herramientas de colaboración de documentos, fax integrado, integración de VoIP móvil y clientes de softphone independientes del dispositivo. Todas estas opciones permiten a los clientes ver las comunicaciones de una manera completamente nueva, es decir, en forma de menú, donde pueden implementar solo aquellas funciones que su negocio necesita y luego acceder a ellas en cualquier momento que deseen y en cualquier combinación. Este nuevo enfoque de las comunicaciones comerciales ha ido creciendo de manera constante entre los clientes durante los últimos años a medida que una investigación reciente de Statista confirma.

Cuadro Statista: Crecimiento proyectado del mercado de UCaaS en EE. UU. Hasta 2024Crecimiento proyectado del mercado de UCaaS en EE. UU. Hasta 2024

¿Qué es SIP?

El Protocolo de inicio de sesión (SIP) es un protocolo basado en texto similar al HTML. Es el estándar más utilizado para configurar y controlar llamadas telefónicas en la mayoría de los sistemas VoIP. Encontrará referencias a SIP en casi todo lo que haga con este tipo de sistemas telefónicos, especialmente cuando seleccione el hardware del teléfono que desea utilizar.

Si bien todavía existen algunos otros protocolos heredados y algunos estándares que no son SIP, como H.232, SIP es lo que se usa para la gran mayoría de los sistemas telefónicos VoIP modernos. El uso más común que he visto de H.232 ha sido en sistemas de videoconferencia dedicados. Mientras tanto, SIP maneja el servicio telefónico, las videoconferencias y varias otras tareas sin problemas, razón por la cual su uso está tan extendido. Donde tiene problemas es con la seguridad de los datos, pero más sobre eso en un momento.

Lo que hace que SIP sea tan popular no es solo su profundidad y flexibilidad, sino también porque fue diseñado específicamente para participar en comunicaciones multimedia (es decir, no solo audio, sino también video e incluso texto) a través de redes TCP / IP. Para las llamadas VoIP, SIP puede configurar llamadas utilizando una serie de protocolos relacionados con IP, incluido el Protocolo de transmisión de control de flujo (SCTP), el Protocolo de control de transmisión (TCP) y el Protocolo de datagramas de usuario (UDP), entre otros. Pero también puede manejar otras funciones, incluida la configuración de la sesión (iniciar una llamada en el punto final de destino, el teléfono al que está llamando), la administración de presencia (dando un indicador de si un usuario está "disponible", "ausente", etc.) , administración de ubicación (registro de destino), monitoreo de llamadas y más. A pesar de toda esa capacidad, SIP es simple en comparación con otros protocolos de VoIP principalmente porque está basado en texto y construido en un simple ...

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